ASSISTANT.E DE DIRECTION A LA DIRECTION GENERALE

L’assistant.e de direction assistera la directrice générale des services, et les directeurs généraux adjoints dans le suivi et l’optimisation de la gestion des activités ; elle/il assurera la coordination et la transversalité interservices de la direction générale.

Elle/il sera en appui à l’organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction générale et/ou de l’administration communale.

Elle/il apportera une aide permanente à la direction générale en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi et classement de dossiers.

Vous serez en charge de :

Assistance quotidienne de la directrice générale des services, et d’un directeur général adjoint :

·         Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et rappels importants.

·         Partager l’agenda électroniquement avec différentes strates hiérarchiques selon les paramètres de confidentialité concertés.

·         Gestion des congés de la direction générale

Accueil et coordination

·         Accueil téléphonique, physique et électronique.

·         Transmettre les informations auprès des services et directions.

·         Créer et tenir à jour la base de données des contacts.

·         Proposer et diffuser les processus de travail assurant la bonne coordination des tâches entre les directeurs généraux, les directeurs, le cabinet du maire, les assistantes des élus, notamment le suivi des courriers entrants et sortants, en lien avec les directions, les élus et le cabinet, en coordonnant le suivi de l’outil informatique de gestion des courriers (GEC Elise)

·         Gestion des calendriers d’astreinte, des congés

Organisation, planification et suivi des réunions

• Préparer les ordres du jour en lien direct avec la Direction Générale.
• Assurer la transmission ponctuelle des convocations et documents nécessaires en amont.
• Rédiger des comptes rendus clairs et exploitables.
• Diffuser efficacement les documents clés (convocations, comptes rendus, notes de suivi).

Mise en forme de travaux de bureautique :

·         Prendre des notes et concevoir, rédiger des courriers, notes, rapports, courriels…

·         Organiser le classement et l’archivage des dossiers.

·         Contribuer à la préparation et à la finalisation des documents stratégiques pour la Direction Générale (documents cadres et notes pilotés)

·         Rôle d’administrateur des outils informatiques partagés par l’ensemble de la direction générale et des directeurs ( sharepoint)

Suivi des travaux, projets et activités de la DGS et du DGA affectés :

·         Prioriser les activités du secrétariat en fonction des objectifs de la Direction Générale.

·         Epauler la direction générale dans la coordination des chantiers mobilisant plusieurs directions : recensement et croisement des documents et données.

·         Organiser et participer aux réunions stratégiques des services, avec possibilité de représenter la Direction Générale.

·         Elaborer, suivre et renseigner les tableaux de suivi des activités des services.

·         Contribuer à l’organisation d’événements institutionnels pilotés par la Direction Générale.

·         Maintenir un lien opérationnel avec les prestataires et bureaux d’études pour garantir la bonne progression des projets

·         Réflexion autour d’outils de travail partagés (annuaire des services, listes de diffusions courriers)

Suppléer sur l’ensemble des prérogatives les assistants.es qui composent le pole d’assistant.es de la Direction générale.