ASSISTANT.E AUPRES D UN.E ELU.E
Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.
Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA. Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.
L’assistant.e auprès d’un.e élu.e apporte une aide permanente au Maire-adjoint.e délégué.e ou Conseiller.ère municipal.e délégué.e auquel il.elle est affecté.e, pour l’organisation et la planification de son travail pendant la mandature.
Il.Elle assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l’ensemble du cabinet, des directions et les services de l’administration.
Vous serez notamment en charge de:
Assister le.la Maire-adjoint.e ou le.la conseiller.ère municipal.e délégué.e en termes d’organisation :
- Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents
- Rédiger les comptes rendus
- Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
- Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions
- Gérer l’agenda
- Organiser l’archivage et le classement des dossiers
- Suivre les projets et activités du ou des secteur.s de l’élu.e auquel il.elle est rattaché.e
Organiser et planifier les réunions :
- Coordonner les agendas et inviter les participants
- Préparer la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de documents…)
- Préparer en amont avec les services les dossiers pour les réunions
Accueillir, communiquer et orienter :
- Accueillir les visiteurs
- Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
- Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
- Assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée
Profil
Compétences, connaissances et qualités requises :
Connaissances:
- Bac à BTS secrétariat de direction souhaité
Savoir faire:
- Bonnes connaissances des techniques de secrétariat
- Notions d’organisation du travail et de gestion du temps
- Bonne expression écrite et orale
- Techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, rédaction…
- Utilisation des logiciels bureautique et d’internet
-Accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques
- Autonomie et rigueur dans l’organisation du travail
- Transmettre et partager des informations
Savoire être:
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Impartialité et neutralité
- Devoir de réserve
- Disponibilité et polyvalence
Conditions de travail et environnement :
37h/semaine et 13 jours d'ARTT.
Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + IFSE annuelle + participation de l'employeur à la complémentaire santé. Comité des œuvres sociales pour le personnel.
Recrutement statutaire, poste ouvert également aux contractuels. Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues au titre 2 du code général de la fonction publique et notamment les chapitres 2 et 3 relatifs respectivement à la prévention des conflits d’intérêt et aux règles de cumul.
La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes et le recrutement de personnes en situation de handicap.