ASSISTANT AUPRÈS D'UN ÉLU H/F

La Ville de Vitry-sur-Seine

Émancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val-de-Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques. Elle porte de grands projets d'aménagement en lien avec l'arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…).

Votre environnement de travail

Rattaché(e) à la Direction politique et placé(e) sous l'autorité de la Cheffe de cabinet, vous évoluez au cœur de l'action municipale. Le cabinet du Maire est un espace dynamique, exigeant et stimulant, au service des élu(e)s et des habitant(e)s de Vitry-sur-Seine.

VOS MISSIONS

Vous serez en charge de :

Organisation et gestion des agendas

•     Coordonner les agendas et planifier les réunions des élu(e)s

•     Préparer les réunions sur le plan logistique (réservation de salle, transmission de documents)

•     Préparer les dossiers en amont en lien avec les services concernés

•     Lire les comptes rendus de secteurs et planifier en conséquence

Coordination et relations internes/externes

•     Accueillir les visiteurs et assurer l'accueil téléphonique de la Direction politique

•     Recevoir, filtrer et traiter les appels téléphoniques et courriels

•     Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les services, partenaires et habitants

•     Suivre les sollicitations et garantir une réponse adaptée

Appui administratif et rédactionnel

•     Rédiger les comptes rendus et mettre en forme tous types de documents

•     Suivre et orienter les courriers via le logiciel GEC ELISE

•     Préparer et éditer les dossiers pour les réunions

•     Organiser l'archivage et le classement des dossiers

•     Suivre les projets et activités du (des) secteur(s) de l'élu(e) auquel(le) vous êtes rattaché(e)

•     Assurer la continuité du service lors des absences des autres assistant(e)s

Profil

 

PROFIL RECHERCHÉ

Cadre de catégorie B, filière Administrative, grade : Adjoint administratif territorial / Rédacteur territorial

Diplômes et savoirs

•     Formation Bac à BTS en secrétariat de direction ou équivalent

•     Bonnes connaissances des techniques d'assistant(e) de direction

•     Connaissance de l'environnement territorial (à acquérir en poste)

Savoir-faire

•     Maîtrise des logiciels bureautiques (Office) et d'internet

•     Excellentes qualités rédactionnelles : prise de notes, rédaction de comptes rendus, écriture abrégée

•     Utilisation des logiciels spécifiques : GEC ELISE, Outlook et intranet (à acquérir en poste)

•     Capacité à gérer plusieurs agendas simultanément

Savoir-être

•     Discrétion professionnelle, confidentialité et devoir de réserve absolus

•     Sens aigu de l'organisation et des priorités

•     Réactivité, autonomie et grande capacité d'adaptation

•     Excellent relationnel et esprit d'équipe (travail en binôme)

•     Intérêt pour l'action publique et la vie locale

•     Disponibilité et polyvalence

CONDITIONS ET AVANTAGES

Conditions de travail

•     37h45 hebdomadaires, du lundi au vendredi, dans le cadre des horaires de l'Hôtel de Ville

•     25 jours de congés payés annuels + 17 jours de RTT + 2 jours de fractionnement le cas échéant

Rémunération

•     Rémunération statutaire + régime indemnitaire + IFSE annuelle

•     Prime semestrielle de 1 126 € brut (versée en mai et novembre)

5 bonnes raisons de nous rejoindre

•     Participation employeur à la complémentaire santé (18 €) et à la prévoyance (7 €)

•     Accès au restaurant municipal

•     Prestations du comité des œuvres sociales (vacances, loisirs, billetterie, allocations handicap)

•     Activités sportives proposées par l'Association Sportive des Territoriaux de Vitry

•     Accompagnement des parcours professionnels et formations

L'ensemble de nos postes sont destinés prioritairement aux fonctionnaires ou lauréats de concours. Si ce n'est pas votre cas, vous pouvez postuler à condition de répondre aux critères établis pour passer les concours de la fonction publique.

La collectivité est engagée pour l'égalité femmes-hommes et pour l'emploi des personnes en situation de handicap.

Parce que nous avons hâte de vous rencontrer,

adressez votre candidature à M. le Maire et appuyez sur le bouton « Postuler ».

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