ASSISTANT.E AUPRÈS D'UN(E) ELU(E)
Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.
Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA.
Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.
Vous serez en charge de :
Assister le (la) Maire-adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d’organisation :
· Prend des notes, met en forme et réalise la saisie et tous types de documents
· Rédige les comptes rendus
· Suit et oriente les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
· Prépare et édite les dossiers en vue des réunions
· Gère l’agenda
· Organise l’archivage et le classement des dossiers
· Suit les projets et activités du (des) secteur(s) de l’élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e)
Organiser et planifier les réunions :
· Coordonne les agendas et invite les participants
· Prépare la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de documents…)
· Prépare en amont avec les services les dossiers pour les réunions
A Accueillir, communiquer et orienter :
· Accueille les visiteurs
· Reçoit, filtre, traite ou transmet les appels téléphoniques et les courriels
· Assure le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
· Assure le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée
Profil
Connaissances :
Pré requis : Bonnes connaissances des techniques de secrétariat
Diplôme : Bac à BTS secrétariat de direction
Connaissances Indispensables à la prise de poste :
o Notions d’organisation du travail et de gestion du temps
o Bonne expression écrite et orale
o Techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, rédaction…
o Utilisation des logiciels bureautique et d’internet
A acquérir au cours de l’activité :
o Connaissances de l’environnement territorial
o Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale (circuits et procédures)
o Utilisation des différents logiciels spécifiques (GEC Elise, Outlook) et de l’intranet
o Partenariats liés aux secteur(s) de compétences des élu(e)s membre du bureau municipal
o Organigramme de la collectivité
Savoir-faire Indispensable à la prise de poste :
o Accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques
o Autonomie et rigueur dans l’organisation du travail
o Transmettre et partager des informations
A acquérir au cours de l’activité :
o Etablir des relations de confiance avec le cabinet et l’élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e).
Savoir être Indispensable à la prise de poste :
o Discrétion professionnelle et confidentialité
o Impartialité et neutralité
o Devoir de réserve
MODALITES DE RECRUTEMENT
- Cadre de catégorie, filière administrative, Rédacteurs territoriaux
- Recrutement statutaire.
Ouvert aux contractuels à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
- Temps de travail : 39 heures 10 par semaine
- Télétravail jusqu'à 2 jours/ semaine
- Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 24 jours de RTT par an + 2 jours de fractionnement le cas échéant.
- Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + IFSE annuelle + participation de l'employeur à la complémentaire santé. Prestations sociales versées pour le personnel (garde de jeunes enfants ; séjour éducatif et linguistique ; allocation pour enfants handicapés jusqu’à 20 ans voire 27 ans si poursuite d’études ou apprentissage…)
Votre rémunération statutaire sera augmenté d'une prime semestrielle de 1 126 € brut (moitié versée en mai et en novembre, et au prorata de votre arrivée la 1ère année), d'une participation à la mutuelle de 18 € ainsi qu’à la prévoyance santé 7 €.
A la pause déjeuner, vous pourrez vous restaurer au restaurant municipal, autour d'un déjeuner à 3 €50 ou alors pratiquer une activité sportive proposée par les collègues de l'Association Sportive des Territoriaux de Vitry.
Vous pourrez également vous divertir grâce aux offres du Comité d'œuvres Sociales
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes et le recrutement de personnes en situation de handicap.
Parce que nous avons hâte de vous rencontrer adressez votre candidature à M. Le Maire et appuyer sur le bouton « Postulez ».